Az emberek többségének általában több feladata van, mint amennyit el tud végezni egy bizonyos idő alatt.
Megfigyelések szerint általában a sürgősnek minősített feladatokat végezzük el először, akkor is, ha ezzel háttérbe szorítjuk fontosakat. Ezt hívjuk a sürgősség csapdájának (the urgency trap).
Ez az oka annak, hogy amikor elborítanak minket az email-ek, akkor nem jut időnk a sokkal nagyobb eredményt és hozzáadott értéket jelentő feladatokra. Az emailek esetén folyton azt érezzük, hogy várják a választ, míg a fontos célok mindig távolabbiak és nem helyeznek ránk azonnali nyomást.
Minél elfoglaltabbnak érzi magát valaki, annál inkább beleesik ebbe a csapdába. Igy előfordulhat, hogy elaprózza az idejét, energiáját olyan dolgokra, amelyeket másnapra mindenki elfelejt. Emiatt azonban nem tud igazán fontosat alkotni, illetve eredményesen élni és dolgozni.
Ezért érdemes megtanulni, hogyan priorizáljuk a feladatainkat és hogyan hasznosítsuk az időnket hatékonyan.
Eisenhower elnök egyik beszédéből ered a problémák kétféle szempontból történő osztályozása, melyek a sürgősség és a fontosság.
Ez alapján született az Eisenhower Mátrix, amely egy egyszerű eszköz a feladatok priorizálásához. ( Stephen Covey : The 7 habits of highly effective people című könyve alapján)
A mátrixban osztályozni lehet a feladatokat a fenti két szempont szerint. A mátrix mezői pedig választ adnak arra a kérdésre, hogy hogyan kezeljük az adott feladattípust.
A hatékony munkavégzés érdekében érdemes megfogadni a következő tanácsokat:
-Határoljunk el 2-4 óra időtartamot minden nap a legfontosabb feladatainkra.
-Határozzunk meg két-három konkrét időszakot az email-ek, üzenetek megválaszolására (pl. munkakezdésnél, és a munkaidő felénél). Ne ellenőrizzük folyamatosan az üzeneteinket.
-A fontos feladataink számára jelöljünk ki határidőt, és részhatáridőket. Akkor is tartsuk magunkat ehhez, ha senki nem kéri rajtunk számon.
Érdemes továbbá a döntési fáradtság jelenségére is figyelnünk.