Fontos vagy sürgős? (The urgency trap)

Érdekes? Oszd meg te is!

Viselkedéstudomáy – Fontos vagy sürgős?

Az emberek többségének általában több feladata van, mint amennyit el tud végezni egy bizonyos idő alatt.

Megfigyelések szerint általában a sürgősnek minősített feladatokat végezzük el először, akkor is, ha ezzel háttérbe szorítjuk fontosakat. Ezt hívjuk a sürgősség csapdájának (the urgency trap).

Ez az oka annak, hogy amikor elborítanak minket az email-ek, akkor nem jut időnk a sokkal nagyobb eredményt és hozzáadott értéket jelentő feladatokra. Az emailek esetén folyton azt érezzük, hogy várják a választ, míg a fontos célok mindig távolabbiak és nem helyeznek ránk azonnali nyomást.

Minél elfoglaltabbnak érzi magát valaki, annál inkább beleesik ebbe a csapdába. Igy előfordulhat, hogy elaprózza az idejét, energiáját olyan dolgokra, amelyeket másnapra mindenki elfelejt. Emiatt azonban nem tud igazán fontosat alkotni, illetve eredményesen élni és dolgozni.

Ezért érdemes megtanulni, hogyan priorizáljuk a feladatainkat és hogyan hasznosítsuk az időnket hatékonyan.

Eisenhower elnök egyik beszédéből ered a problémák kétféle szempontból történő osztályozása, melyek a sürgősség és a fontosság.

Ez alapján született az Eisenhower Mátrix, amely egy egyszerű eszköz a feladatok priorizálásához. ( Stephen Covey : The 7 habits of highly effective people című könyve alapján)

A mátrixban osztályozni lehet a feladatokat a fenti két szempont szerint. A mátrix mezői pedig választ adnak arra a kérdésre, hogy hogyan kezeljük az adott feladattípust.

Eisenhower-mátrix

A hatékony munkavégzés érdekében érdemes megfogadni a következő tanácsokat:

-Határoljunk el 2-4 óra időtartamot minden nap a legfontosabb feladatainkra.

-Határozzunk meg két-három konkrét időszakot az email-ek, üzenetek megválaszolására (pl. munkakezdésnél, és a munkaidő felénél). Ne ellenőrizzük folyamatosan az üzeneteinket.

-A fontos feladataink számára jelöljünk ki határidőt, és részhatáridőket. Akkor is tartsuk magunkat ehhez, ha senki nem kéri rajtunk számon.

Érdemes továbbá a döntési fáradtság jelenségére is figyelnünk.